有給休暇の管理と取得義務化｜年5日取得の実務対応

2019年4月から、年次有給休暇が10日以上付与される従業員に対して、年5日の有給休暇を確実に取得させることが企業に義務付けられました。この規定は企業規模を問わずすべての事業場に適用されており、違反した場合は罰則の対象にもなります。中小企業では人手不足を理由に有給取得が進みにくい実態がありますが、法令を遵守しつつ業務への影響を最小限に抑えるための仕組みづくりが求められています。本記事では、有給休暇の管理方法と取得義務化への具体的な対応策を解説します。

年次有給休暇の基本ルール

付与日数と発生要件

年次有給休暇は、労働基準法第39条に基づき、雇い入れの日から6か月間継続勤務し、その間の全労働日の8割以上出勤した労働者に付与されます。初年度は10日、その後は勤続年数に応じて増加し、6年6か月以上の継続勤務で最大20日が付与されます。

パートタイマーやアルバイトなどの短時間労働者にも、所定労働日数に応じて比例付与されます。たとえば週3日勤務の場合、6か月経過後に5日の有給休暇が付与され、勤続年数に応じて最大11日まで増えます。週4日勤務であれば初年度7日、最大15日です。比例付与の日数が10日以上になれば、年5日の取得義務の対象となります。

時季指定義務の内容

使用者は、年10日以上の有給休暇が付与される従業員に対して、付与日（基準日）から1年以内に5日の有給休暇を取得させなければなりません（労働基準法第39条第7項）。従業員が自ら取得した日数や、計画的付与制度により取得した日数は、この5日にカウントされます。

つまり、従業員が自発的に5日以上取得していれば、使用者による時季指定は不要です。問題は、有給を取得しない、または取得日数が5日に満たない従業員への対応です。使用者は従業員の意見を聴取した上で、時季を指定して取得させることができますが、その際は従業員の希望をできる限り尊重しなければなりません。

年次有給休暇管理簿の作成と運用

管理簿の記載事項

年5日の取得義務化に伴い、「年次有給休暇管理簿」の作成が義務付けられました（労働基準法施行規則第24条の7）。管理簿には、従業員ごとに有給休暇の基準日、日数、時季（取得した日付）の3つの事項を記載する必要があります。

管理簿の様式は法律で定められていないため、エクセルや勤怠管理システムで管理しても構いません。ただし、有給休暇を与えた期間中および期間満了後5年間（経過措置として当分の間は3年間）の保存が義務付けられています。

基準日の統一による管理効率化

有給休暇の基準日は、原則として従業員ごとに入社日から6か月後となるため、管理が煩雑になりがちです。この問題を解消するために、全従業員の基準日を4月1日や1月1日に統一する方法があります。

基準日を統一する場合は、従業員に不利にならないよう前倒しで付与する必要があります。たとえば10月1日入社の従業員に対して、翌年4月1日を基準日にする場合は、本来の基準日である翌年4月1日より前に統一基準日が到来するため、そのまま統一で問題ありません。ただし、入社日から基準日までの期間が6か月を超える場合は、入社から6か月後にまず有給を付与し、その後統一基準日に切り替える二段階方式が必要です。

有給取得を促進する具体的な仕組み

計画的付与制度の活用

有給休暇のうち5日を超える部分について、労使協定を締結すれば計画的に取得日を指定できるのが「計画的付与制度」です。この制度には3つの方式があります。

一斉付与方式は、全従業員に同じ日に有給を取得させる方法で、お盆や年末年始の前後に連続休暇をつくる場合に有効です。グループ別付与方式は、部署やチーム単位で交替して取得させる方法で、業務の継続性を維持しやすい利点があります。個人別付与方式は、従業員ごとに計画的に取得日を決める方法で、誕生日や記念日に合わせた取得を促進できます。

計画的付与制度を導入する際は、労使協定に対象者の範囲、対象となる有給休暇の日数、計画的付与の具体的な方法、対象日の変更手続きなどを定める必要があります。

取得状況の見える化と定期的なフォロー

取得義務の達成には、四半期ごとや半期ごとに取得状況を確認し、取得日数が少ない従業員に対して個別に声かけを行うことが効果的です。管理職に対しては、部下の取得状況を定期的に確認する責任を明確にし、期限が近づいても未取得の場合は時季指定を行う手順を整備しておきます。

「忙しいから取れない」という状況を放置せず、業務の分担調整や代替要員の確保といった組織的な対応を行うことが、取得促進の鍵となります。有給の取得率を管理職の評価項目に組み込んでいる企業もあり、取得促進への本気度を示す施策として参考になります。

まとめ

有給休暇の管理と取得義務化に関して、中小企業が押さえるべきポイントは以下の3つです。

• 対象者の正確な把握と管理簿の整備：年10日以上付与される従業員を正確に把握し、基準日・日数・時季を記載した年次有給休暇管理簿を作成・保存する
• 取得状況の定期モニタリング：四半期ごとに取得状況を確認し、取得が進んでいない従業員には早めに時季指定を行う体制を整える
• 計画的付与制度の導入検討：労使協定を締結して計画的付与制度を活用することで、確実な取得と業務への影響の最小化を両立させる