就業規則の作成・見直しガイド｜中小企業の実務ポイント

従業員を雇用する企業にとって、就業規則は職場のルールを明文化する基本的な文書です。しかし中小企業では「作成したまま何年も見直していない」「そもそも法改正に対応できているか不安」というケースが少なくありません。労働基準法をはじめとする労働関連法規は頻繁に改正されており、古い就業規則のまま運用を続けると、労使トラブルや行政指導のリスクが高まります。本記事では、中小企業が就業規則を作成・見直す際の実務的なポイントを体系的に整理します。

就業規則の法的位置づけと作成義務

就業規則は、労働基準法第89条に基づき、常時10人以上の労働者を使用する事業場に作成と届出が義務付けられている文書です。ここでの「常時10人以上」にはパートタイマーやアルバイトも含まれるため、正社員だけの人数で判断しないよう注意が必要です。

就業規則には法律上、必ず記載しなければならない「絶対的必要記載事項」があります。具体的には、始業・終業の時刻、休憩時間、休日・休暇に関する事項、賃金の決定・計算・支払方法、昇給に関する事項、退職に関する事項（解雇の事由を含む）の3分野です。これらが欠けていると、労働基準監督署への届出が受理されない可能性があります。

また、退職手当、賞与、安全衛生、災害補償などの制度を設ける場合には「相対的必要記載事項」として記載が必要です。これらは制度を設けない限り記載義務はありませんが、実際に運用している制度があるなら漏れなく記載しなければなりません。

10人未満の企業における就業規則の必要性

法的義務がない10人未満の企業であっても、就業規則の整備には大きなメリットがあります。まず、採用時に労働条件を明確に示すことで、入社後のミスマッチを防止できます。また、キャリアアップ助成金など各種助成金の申請には就業規則の整備が要件となるケースが多く、後から慌てて作成するよりも早めに準備しておくほうが合理的です。

さらに、就業規則がない状態で懲戒処分を行うと、その有効性を争われるリスクがあります。労働契約法第15条では懲戒権の濫用を禁止しており、就業規則に懲戒事由と処分内容を定めておくことが、適正な人事管理の前提となります。

就業規則の作成手順と実務のステップ

ステップ1：現状把握と方針決定

就業規則の作成に取りかかる前に、まず自社の労働実態を正確に把握することが重要です。実際の労働時間、休日の運用状況、賃金体系、各種手当の支給基準など、現場での運用を棚卸しします。「規則上はこうだが、実態は違う」というズレがある場合、そのまま規則化すると従業員との間に摩擦が生じる原因になります。

この段階で、変形労働時間制やフレックスタイム制の導入要否、テレワーク規程の必要性、副業・兼業に関する方針なども検討しておくとよいでしょう。

ステップ2：規則案の作成

厚生労働省が公開している「モデル就業規則」を参考にしながら、自社の実態に合わせてカスタマイズしていきます。モデル就業規則をそのまま使うのではなく、自社の業種・業態・規模に応じた修正を加えることが大切です。

特に中小企業で注意すべきポイントとして、変形労働時間制を採用する場合は対象期間や労働時間の計算方法を明確に定めること、固定残業代制度を導入する場合は基本給と固定残業代の区分を明示すること、試用期間の長さと本採用拒否の基準を具体的に記載することが挙げられます。

ステップ3：意見聴取と届出

作成した就業規則案は、労働者の過半数で組織する労働組合、またはそれがない場合は労働者の過半数を代表する者から意見を聴取しなければなりません（労働基準法第90条）。ここでの「意見聴取」は同意を得ることまでは求められていませんが、反対意見がある場合はその内容を意見書に記載します。

届出は事業場単位で行います。本社と支社がある場合は、それぞれの所轄労働基準監督署に届け出る必要があります。ただし、本社一括届出の制度もあるため、複数事業場がある場合は活用を検討してください。

就業規則の見直しで注意すべきポイント

既存の就業規則を見直す場合、法改正への対応が最優先事項です。近年の主な改正事項としては、2019年の年次有給休暇の年5日取得義務化（労働基準法第39条第7項）、2020年の同一労働同一賃金の適用（パートタイム・有期雇用労働法）、2022年のパワーハラスメント防止措置の義務化（労働施策総合推進法）、2024年の労働条件明示ルールの変更（労働基準法施行規則改正）などがあります。

不利益変更への対応

就業規則の変更が労働者にとって不利益になる場合は、労働契約法第9条・第10条の規定に留意する必要があります。原則として、労働者の合意なく不利益に変更することはできません。ただし、変更後の就業規則を周知し、かつ変更が合理的なものである場合は例外的に認められます。合理性の判断基準としては、労働者の受ける不利益の程度、変更の必要性、変更後の内容の相当性、労働組合等との交渉の経緯などが考慮されます。

不利益変更を行う場合は、従業員への丁寧な説明と十分な経過措置の設定が実務上のポイントになります。賃金制度の変更など影響が大きい案件については、社会保険労務士や弁護士に事前相談することを強くおすすめします。

周知義務の履行

就業規則は作成・届出だけでなく、労働者への周知が法律上義務付けられています（労働基準法第106条）。周知方法としては、事業場の見やすい場所への掲示・備え付け、書面による交付、電子的方法による閲覧が認められています。クラウド上の共有フォルダに格納し、いつでも閲覧できる状態にしておくことも有効な方法です。

周知が不十分な就業規則は、その効力自体が否定される可能性があるため、新入社員への交付や定期的な周知の確認を怠らないようにしましょう。

まとめ

就業規則の作成・見直しにおいて、中小企業が押さえるべきポイントは以下の3点です。

• 作成義務の確認と絶対的必要記載事項の漏れチェック：常時10人以上の事業場は作成・届出が義務。労働時間、賃金、退職に関する事項は必ず記載する
• 法改正への定期的な対応：年次有給休暇の取得義務化、パワハラ防止法、労働条件明示ルールの変更など、最新の法改正を反映させる
• 従業員への周知徹底：作成・変更した就業規則は全従業員がいつでも確認できる状態にし、周知義務を確実に果たす