36協定の届出と残業管理｜上限規制への対応方法

時間外労働や休日労働を従業員に行わせるためには、労使間で36協定（サブロク協定）を締結し、所轄の労働基準監督署に届け出なければなりません。2019年4月からは時間外労働の上限規制が法律に明記され、中小企業にも2020年4月から適用されています。36協定の届出を怠ったまま残業をさせれば法令違反となり、罰則の対象にもなります。本記事では、36協定の基本的な仕組みから届出手続き、上限規制への対応方法まで、中小企業の実務担当者が押さえるべきポイントを解説します。

36協定の基本と法的根拠

労働基準法第32条は、労働時間を1日8時間・1週40時間と定めています。また、第35条では毎週少なくとも1日の休日を与えることが義務付けられています。これらの法定労働時間を超えて働かせる場合や、法定休日に労働させる場合に必要となるのが、同法第36条に基づく労使協定、いわゆる36協定です。

36協定は、労働者の過半数で組織する労働組合、またはそれがない場合は労働者の過半数を代表する者と使用者の間で書面により締結します。過半数代表者の選出は、管理監督者でない者のなかから、投票・挙手など民主的な方法で行わなければなりません。使用者が一方的に指名することは認められていません。

届出の手続き

締結した36協定は、事業場を管轄する労働基準監督署に届け出ます。届出には所定の様式（様式第9号）を使用し、協定の当事者、対象業務、延長できる時間数などを記載します。届出は窓口への持参、郵送のほか、e-Gov電子申請システムを利用したオンライン届出も可能です。

届出を行わないまま時間外労働をさせた場合、36協定自体が無効となり、すべての残業が違法となります。有効期間が切れた後も同様ですので、更新時期の管理を徹底してください。

時間外労働の上限規制と特別条項

原則的な上限

2019年の労働基準法改正により、時間外労働の上限が罰則付きで法律に規定されました。原則として、時間外労働は月45時間・年360時間が上限です。この上限は36協定に記載する「限度時間」として定められており、これを超える時間外労働を協定に記載することはできません。

1年単位の変形労働時間制を導入している事業場では、月42時間・年320時間とさらに短い上限が適用される点にも注意が必要です。

特別条項の活用と制限

通常予見できない業務量の大幅な増加など、臨時的な特別の事情がある場合に限り、特別条項付き36協定を締結することで原則の上限を超えることが可能です。ただし、特別条項を設けた場合でも以下の絶対的な上限があります。

時間外労働が年720時間以内であること、時間外労働と休日労働の合計が月100時間未満であること、時間外労働と休日労働の合計について2か月平均・3か月平均・4か月平均・5か月平均・6か月平均のいずれも80時間以内であること、時間外労働が月45時間を超えることができるのは年6か月までであること。これらの基準は1つでも超えれば法令違反です。

適用猶予・除外業種への対応

建設事業、自動車運転業務、医師などについては上限規制の適用が猶予されていましたが、2024年4月からこれらの業種にも順次適用が拡大されています。該当する業種の企業は、従来の働き方を見直し、法令に適合した労働時間管理体制を構築する必要があります。

残業管理の実務ポイント

労働時間の客観的な把握

残業管理の前提として、従業員の労働時間を客観的に把握することが求められます。労働安全衛生法第66条の8の3および厚生労働省の「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」に基づき、タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間記録など、客観的な方法で始業・終業時刻を記録しなければなりません。

自己申告制を採用する場合は、実際の労働時間と申告時間に乖離がないかを定期的に確認し、必要に応じて実態調査を行うことが義務付けられています。

勤怠管理システムの活用

中小企業でも導入しやすいクラウド型の勤怠管理システムが増えています。これらのシステムでは、36協定の上限に近づいた際にアラートを出す機能や、月次・年次の残業時間を自動集計する機能が備わっているものが多くあります。エクセルでの手作業による管理では集計ミスや把握遅れが生じやすいため、システム化を検討する価値は高いでしょう。

導入にあたっては、IT導入補助金などの公的支援制度を活用できるケースもあります。投資対効果を検討しながら、自社に合った管理方法を選択してください。

残業削減に向けた取り組み

上限規制に対応するためには、単に「残業を減らせ」と号令をかけるだけでは不十分です。業務の棚卸しを行い、ムダな会議や重複した作業を洗い出すこと、業務の繁閑に応じた人員配置の見直しを行うこと、変形労働時間制やフレックスタイム制の導入を検討することなど、具体的な施策を組み合わせて実行していくことが大切です。

また、管理職が率先して定時退社する、ノー残業デーを設定するといった職場の雰囲気づくりも、長期的な残業削減には効果的です。

まとめ

36協定の届出と残業管理について、中小企業が押さえるべき要点は以下の3つです。

• 36協定は毎年の届出が必須：有効期間切れに注意し、事業場ごとに所轄の労働基準監督署に届け出る。届出なしの残業は法令違反となる
• 上限規制を正確に理解する：原則月45時間・年360時間、特別条項でも年720時間・月100時間未満などの絶対的上限を厳守する
• 客観的な労働時間把握の仕組みを整える：勤怠管理システムの導入やアラート機能の活用により、上限超過を未然に防止する体制を構築する