介護施設の未収金対応ガイド｜利用者負担金の滞納から国保連返戻まで

介護施設を運営していると、利用者負担金の滞納や国保連への請求が返戻されるといった「未収金」の問題に直面する場面があります。特に特別養護老人ホーム（特養）や介護老人保健施設（老健）、デイサービスなど、施設の形態を問わず発生しうる課題です。

未収金は放置すると施設の資金繰りを圧迫し、サービスの質にも影響を与えかねません。一方で、介護事業は社会福祉としての側面があるため、一般的な債権回収とは異なる配慮が求められる場面もあります。

この記事では、介護施設で発生する未収金の種類と原因を整理したうえで、回収の実務手順から予防策までを解説します。

介護施設で発生する未収金の種類

介護施設における未収金は、大きく3つの種類に分けることができます。それぞれ発生原因や回収の方法が異なるため、まずは種類ごとの特徴を把握することが重要です。

利用者負担金（1割から3割）の滞納

介護保険サービスの利用者は、所得に応じて費用の1割から3割を自己負担します（介護保険法第41条第4項）。この利用者負担金の支払いが滞るケースは、介護施設における未収金の中でも最も件数が多い類型です。

滞納の背景には、利用者本人の判断能力の低下や、経済的困窮、家族との関係悪化などさまざまな事情があります。利用者の多くが高齢者であることから、一般的な商取引の未収金とは性質が異なり、福祉的な配慮が求められる場面も少なくありません。

独立行政法人福祉医療機構の調査によれば、特養では入所者1人あたりの未収金が数万円から数十万円に達するケースも報告されています。施設全体で積み上がると無視できない金額になるため、早期の対応が欠かせません。

国保連請求の返戻・査定減

介護報酬の大部分（7割から9割）は、国民健康保険団体連合会（国保連）を通じて市区町村から支払われます。しかし、請求データに誤りがあったり、被保険者の資格に問題があったりすると、請求が「返戻」されて報酬が支払われません。

返戻は事務的なミスが原因であることが多く、修正して再請求すれば回収できるケースがほとんどです。ただし、返戻に気づかず放置してしまうと、再請求の期限（原則2年）を超過して回収不能になるリスクがあります。

また、「査定減」として請求額の一部が減額されるケースもあります。算定要件を満たしていないと判断された場合に発生し、こちらは再請求しても認められないことがあるため、日頃の算定要件の確認が重要です。

食費・居住費・日用品費等の自費部分

介護保険の対象外となる食費、居住費（滞在費）、日用品費、理美容代などは全額が利用者の自己負担です。特に施設入所者の場合、食費と居住費だけで月額5万円から10万円程度になることも珍しくありません。

これらの自費部分は介護保険とは別に施設が直接請求・回収するため、利用者や家族の支払い意欲に依存する部分が大きくなります。年金の入金日と請求のタイミングがずれている場合や、家族が経済的に困窮している場合に滞納が生じやすい傾向があります。

なお、低所得者については「特定入所者介護サービス費」（補足給付）の制度があり、食費・居住費の負担が軽減されます（介護保険法第51条の3）。対象者がこの制度を利用していない場合は、申請を案内することで未収金の発生を予防できることがあります。

利用者負担金の未収金が発生する原因

未収金の対策を講じるには、なぜ支払いが滞るのかを理解する必要があります。介護施設特有の事情を踏まえて、主な原因を整理します。

利用者本人の支払い能力の低下

介護施設の利用者は高齢者が中心であり、認知症の進行や身体機能の低下によって、自分で金銭管理ができなくなるケースが少なくありません。年金収入はあっても、ATMでの引き出しや振込の手続きが困難になった結果、支払いが滞る場合があります。

こうしたケースでは、支払い意思がないのではなく、物理的・認知的に支払いの行為自体ができないという点が特徴です。成年後見制度や日常生活自立支援事業（社会福祉協議会が実施）を案内し、金銭管理を担う第三者を設定することが根本的な解決策になります。

家族との連絡が取れない

利用者本人に代わって費用を負担する家族との連絡が途絶えるケースも散見されます。入所時には身元引受人として名前を記載していたものの、時間の経過とともに転居や関係悪化で連絡が取れなくなることがあります。

特に独居の高齢者が入所した場合や、遠方の親族しかいない場合にこの問題が起きやすくなります。契約時に複数の緊急連絡先を確認し、定期的に連絡先情報を更新することが予防策として有効です。

成年後見制度の未利用

判断能力が不十分な利用者について、成年後見制度が利用されていないケースが意外に多く見受けられます。厚生労働省の「成年後見制度利用促進基本計画」（2022年3月閣議決定）でも、制度の利用が必要な人に行き渡っていない現状が指摘されています。

成年後見人が選任されていれば、後見人が利用者に代わって施設利用料を管理し、適切に支払いを行います。利用者の判断能力に不安がある場合は、地域包括支援センターや市区町村の担当課と連携して、後見制度の申立てを検討することが重要です。

市区町村長による申立て（老人福祉法第32条）も活用できるため、家族がいない場合や家族が申立てに協力しない場合でも、制度の利用は可能です。

未収金の回収方法

未収金が発生した場合の回収方法を、段階的に整理します。介護事業の特性上、まずは話し合いによる解決を優先し、法的手段は最後の選択肢として位置づけるのが一般的です。

利用者・家族への段階的な督促

未収金の回収で最も基本的なのは、利用者本人や家族（身元引受人）への直接の働きかけです。いきなり文書で督促するのではなく、まずは日常のコミュニケーションの中で支払い状況を確認することから始めます。

具体的には、以下のような段階を踏むのが望ましいでしょう。

初期対応（滞納1か月目）

担当のケアマネジャーや相談員を通じて、利用者・家族に支払い状況を口頭で確認します。単なる支払い忘れであれば、この段階で解決することが多いです。請求書の送付先や振込先に誤りがないかも併せて確認します。

文書による催告（滞納2から3か月目）

口頭での確認で改善しない場合は、文書で支払いを督促します。支払期限と滞納金額を明記した催告書を送付します。この段階では、分割払いの相談にも応じる旨を記載し、支払い意思を引き出すことが大切です。

内容証明郵便の送付（滞納3から6か月目）

文書での催告にも応じない場合は、内容証明郵便を送付します。内容証明郵便は、民法第150条に基づく「催告」として時効の完成猶予の効力を持ちます。ただし、猶予期間は催告から6か月間に限られるため、その間に他の措置を講じる必要があります。

連帯保証人への請求

入所契約時に連帯保証人を設定している場合は、主債務者（利用者）と同時に連帯保証人に対しても支払いを求めることが可能です（民法第446条）。連帯保証人には催告の抗弁権がないため、利用者本人への催告を経ずに直接請求できます。

ただし、2020年4月施行の改正民法により、個人が根保証契約の保証人になる場合は「極度額」の定めが必要です（民法第465条の2）。改正後に締結した契約で極度額の定めがない場合、保証契約自体が無効となるため注意が必要です。

既存の契約書を確認し、極度額の記載がなければ、契約の更新時に極度額を設定した新しい保証契約を締結し直すことを検討してください。

高額介護サービス費の代理受領

利用者の自己負担額が一定額を超えた場合に支給される「高額介護サービス費」を、施設が代理受領する方法があります。利用者が市区町村から払い戻しを受ける代わりに、施設が直接受領することで未収金の回収に充てる仕組みです。

代理受領には利用者本人（または成年後見人）の同意と委任状が必要です。すべての未収金をカバーできるわけではありませんが、回収手段の一つとして知っておくと有用です。

生活保護受給者の場合の対応

利用者が生活保護を受給している場合は、介護扶助として介護サービスの自己負担分が公費で賄われます（生活保護法第15条の2）。そのため、本来であれば未収金は発生しにくい仕組みです。

ただし、生活保護の申請が遅れた場合や、保護の決定前にサービスを開始した場合に、一時的に未収金が発生することがあります。この場合は、福祉事務所と連携して保護の開始日を確認し、遡及して介護扶助が適用されるかを確認します。

利用者が経済的に困窮しているものの生活保護を受給していない場合は、生活保護の申請を案内することも未収金対策の一つです。生活保護が開始されれば、以後の利用者負担金は介護扶助から支給されるようになります。

国保連請求の返戻・査定減への対応

介護報酬の大部分を占める国保連経由の入金が滞ると、施設の資金繰りに大きな影響を与えます。返戻や査定減は完全には防げませんが、発生時の迅速な対応と、再発防止の仕組みづくりが重要です。

主な返戻理由と対処法

国保連から請求が返戻される理由は、大きく以下の3つに分類できます。

被保険者資格に関するもの

利用者が月の途中で他市区町村に転出した場合や、介護保険の資格を喪失した場合に返戻が発生します。保険者番号や被保険者番号の不一致も同様です。対処法としては、利用者の保険証を毎月確認し、資格情報を最新の状態に保つことが基本になります。

介護度の変更に関するもの

区分変更申請中のサービスや、認定結果と請求内容が一致しない場合に返戻されます。特に、区分変更申請の結果が出る前に請求してしまうケースが典型的です。ケアマネジャーとの情報共有を密にし、認定結果が確定してから請求するのが確実な対応です。

サービスコード・算定要件に関するもの

加算の算定要件を満たしていない、サービスコードが正しくないなどの理由で返戻や査定減が生じます。算定要件は報酬改定のたびに変更されるため、改定後は特に注意が必要です。

再請求の手続きと期限

返戻された請求は、修正して再請求を行います。再請求の期限は、介護保険法の規定に基づき、原則としてサービス提供月の翌月から2年以内です（介護保険法第21条を準用）。

再請求の手順は以下のとおりです。まず国保連から届く「返戻一覧表」で返戻理由を確認します。次に、介護ソフト上で該当する請求データを修正します。修正後のデータを翌月の請求に含めて、通常の請求と同じ方法で提出します。

返戻の件数が多い場合は、毎月の請求データ提出前にチェック体制を見直すことが先決です。再請求を繰り返していると事務コストが膨らむだけでなく、入金が遅延して資金繰りに悪影響を及ぼします。

返戻を防ぐための請求チェック体制

返戻を予防するためには、請求データの提出前に多段階のチェックを行う体制を整備することが効果的です。

具体的には、以下のチェック体制が考えられます。まず、サービス提供記録と請求データの突合を行い、記録にないサービスが請求に含まれていないかを確認します。次に、利用者ごとの保険証情報と請求データの整合性を確認します。最後に、算定要件の充足状況を確認し、加算の請求漏れや過誤請求がないかを点検します。

介護ソフトの中には、請求データの自動チェック機能を備えたものもあります。こうした機能を活用しつつ、最終的には事務担当者の目視確認を組み合わせるのが現実的な運用でしょう。

回収不能な場合の会計処理

あらゆる回収努力を尽くしても回収できない場合は、会計上の処理を行って未収金を帳簿から消す必要があります。いつまでも未収金を計上し続けると、財務状況が実態と乖離してしまいます。

貸倒損失の計上要件

法人税法上、貸倒損失を計上できるのは以下のいずれかに該当する場合です（法人税法基本通達9-6-1から9-6-3）。

一つ目は、法律上の貸倒れです。民事再生法や破産法に基づく手続きにより、債権の切り捨てが確定した場合に該当します。債務者が死亡し、相続人全員が相続放棄をした場合も含まれます。

二つ目は、事実上の貸倒れです。債務者の資産状況、支払能力等からみて、債権の全額が回収できないことが明らかになった場合に計上できます。ただし、担保がある場合は、担保を処分した後でなければ貸倒れとして処理できません。

三つ目は、形式上の貸倒れです。取引停止後1年以上経過した場合や、催告しても弁済がなく、取立費用が債権額を超える場合は、備忘価額（1円）を残して貸倒損失を計上できます。介護施設の少額未収金はこの要件に該当するケースが多いでしょう。

サービサーへのバルク売却

回収困難な未収金が多数ある場合は、債権回収会社（サービサー）にまとめて売却する方法もあります。サービサーは「債権管理回収業に関する特別措置法」（サービサー法）に基づいて法務大臣の許可を受けた事業者です。

売却価格は債権の額面に対して大幅に割り引かれるのが一般的ですが、回収の手間と時間を考慮すると、結果的に施設の負担軽減につながります。特に、退所済みの利用者に対する少額の未収金が大量に積み上がっている場合には、バルク売却が有効な選択肢となります。

ただし、介護事業は社会福祉の側面があるため、サービサーへの売却に際しては利用者や家族への十分な説明と配慮が求められます。

債権放棄の手続き

個別の未収金について回収を断念し、債権を放棄する場合は、理事会や取締役会の決議を経て、書面で債権放棄の意思表示を行います。社会福祉法人の場合は、所轄庁への届出が必要となることもあります。

債権放棄を行った場合、放棄した金額は貸倒損失として損金に算入できます。ただし、合理的な理由なく安易に債権を放棄すると、税務調査で損金算入を否認されるリスクがあります。回収努力の経緯を記録に残し、回収不能であることの証拠を整理しておくことが大切です。

未収金を防ぐための体制づくり

未収金は発生してから対応するよりも、発生を防ぐ仕組みを整備するほうが効果的です。契約時の対応と日常的な債権管理の両面から、予防策を講じます。

契約時の保証人設定と説明

入所・利用契約の締結時は、未収金を防ぐための最も重要なタイミングです。この時点で以下の対応を徹底します。

まず、連帯保証人の設定です。先述のとおり、改正民法に対応した極度額の設定が必須です。極度額は想定される利用期間と月額利用料を基に算定し、現実的な金額を設定します。たとえば、月額利用料の12か月分から24か月分を極度額とする施設が多いようです。

次に、利用料の支払い方法と滞納時の対応について、利用者・家族に書面で説明しておくことが大切です。口頭での説明だけでなく、重要事項説明書に明記し、同意の署名を得ておきます。

身元引受人と連帯保証人の違いについても明確にしておきましょう。身元引受人は身柄の引き取りなどを担う役割であり、必ずしも経済的な保証を意味しません。支払い保証が必要な場合は、別途連帯保証契約を締結する必要があります。

口座振替の導入

利用者負担金の支払い方法として口座振替を導入することで、払い忘れによる未収金を大幅に削減できます。年金の振込口座から自動引き落としを設定すれば、利用者本人の認知機能が低下した場合でも支払いが途絶えにくくなります。

口座振替の導入にはコストがかかりますが、督促にかかる人件費や郵送費と比較すると、長期的にはコスト削減につながるケースが多いでしょう。金融機関やコンビニ収納代行サービスとの契約が必要になりますが、介護事業者向けの収納代行サービスも複数提供されています。

月次の債権管理と早期対応

未収金を長期化させないためには、月次で債権の状況を把握し、早期に対応することが不可欠です。具体的には、以下の管理を月次で実施します。

利用者ごとの未収金残高一覧を作成し、滞納が発生している利用者をリストアップします。滞納1か月目で最初のアクション（口頭確認）を取り、3か月を超える前に文書による催告に移行するなど、対応のルールを事前に定めておきます。

債権管理の担当者を明確に決めておくことも重要です。介護現場のスタッフと事務部門の間で情報が共有されず、滞納が放置されるケースは少なくありません。ケアマネジャー、相談員、事務長の間で月次のミーティングを実施し、未収金の状況と対応方針を共有する体制が望ましいでしょう。

よくある質問

介護施設の利用者負担金が未払いの場合、退所させられますか？

契約上の正当事由があれば退所を求めることは可能ですが、介護保険法上の配慮義務があるため慎重な対応が必要です。まずは利用者・家族との話し合いを行い、分割払いの提案や成年後見制度の利用検討などの段階的な対応が求められます。

一方的に退所を求めた場合、契約の解除が無効と判断されるリスクもあります。特に特別養護老人ホームは「終の棲家」としての性格が強く、利用者保護の要請も高いため、弁護士に相談のうえ慎重に進めることをお勧めします。

利用者が亡くなった場合の未収金はどうなりますか？

利用者が死亡した場合、未収金の債務は相続人に承継されます（民法第896条）。相続人に対して請求書を送付し、支払いを求めることになります。

ただし、相続人が相続放棄（民法第938条）をした場合は、その相続人に対する請求はできなくなります。相続放棄は被相続人の死亡を知った日から3か月以内に家庭裁判所で手続きを行う必要がありますので、相続人の動向を把握しておくことが大切です。相続人全員が相続放棄をした場合は、貸倒損失として会計処理を行います。

生前に連帯保証人を設定しておけば、相続放棄があった場合でも連帯保証人に対して請求が可能です。

国保連への請求が返戻された場合の対応は？

まず国保連から届く「介護給付費等支払決定額通知書」や「返戻一覧表」で返戻理由を確認してください。被保険者資格の喪失、介護度の変更、サービスコードの誤り等が主な返戻理由です。

返戻理由に応じて請求データを修正し、翌月以降に再請求を行います。再請求の期限は原則としてサービス提供月の翌月から2年以内です。期限を過ぎると請求権が消滅し、介護報酬を受け取れなくなるため、返戻を確認したら速やかに対応することが重要です。

返戻が頻発する場合は、請求業務の手順やチェック体制を見直す必要があります。

まとめ

介護施設の未収金は、利用者負担金の滞納、国保連請求の返戻、自費部分の未払いという3つの種類に分類できます。それぞれ原因と対処法が異なるため、種類に応じた対応が必要です。

回収にあたっては、介護事業の社会福祉としての側面を踏まえ、利用者・家族との話し合いを優先した段階的な対応を心がけてください。同時に、連帯保証人の設定や口座振替の導入、月次の債権管理といった予防策を講じることで、未収金の発生そのものを抑制することが可能です。

未収金が長期化・高額化している場合や、法的手段の検討が必要な場合は、介護事業に詳しい弁護士や税理士への相談を検討しましょう。早期に専門家の助言を得ることが、施設の財務健全性を維持するうえで有効な手段です。